Wordの差し込み印刷機能を使ったらちょっぴり幸せだった話

2022年11月16日

宛名ラベルなんか作る時にはWordの差し込み印刷機能が便利

宛名ラベル作りは面倒

代理店業務となると、お客様の業務全般に渡ってお手伝いすることが多いです。

イベントや催物の際の印刷物の手配はもちろんのこと、そのイベントのDMなどがあればその封入や出荷のような仕事もあります。個人情報保護などの都合でできないものもありますが、お客様からリストをもらってそれを元にラベルを出力して仕分けのために貼り付けることもあります。

10件程度なら適当にしてしまうのですが、数百件や何千件となるとリストからコピペなんて間違いの元だし絶対にやりたくありません。

先日ちょうどそんな作業があって、やっとこさラベルのデータができたところでリストに大量の修正が入ったみたいで、これ面倒なんだけどなんとかならんかという話になりました。

ラベルソフト使ってもいいんでしょうけど、それに合ったフォーマットにしないといけないのか、それもまた面倒ですね。

仕事柄Indesignではやっていたけど…

以前から値札やらカタログやらでエクセルで原稿をもらって、自動組版やデータ結合で作成するという仕事をよくやっていました。ただ今回のようなケースの場合、頻繁にあるのであればみんなができるような環境にしておかないとまずいですよね。Indesignはみんな触れるような難易度と価格でもないので…

エクセルで用紙に合わせたテンプレートを作って、そこに原稿のエクセルを1行ずつ流し込むようなマクロでも組めばいいかなと思いながら調べていると、便利な機能があったので忘れないように記事にしました。

リストのサンプルを作る

まず原稿になるリストを作ります。テスト用にランダムで文字列を発行してリストを作ったのですが、あまりに生々しい内容だったのでモザイクかけてます。こちらのサイトで作成しました。こんなサイトあるんですね、なんかうっかり実在するのもありそうな感じ…

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Wordでテンプレートを作成する

いろいろなラベル用紙があって、中にはオリジナルソフトでテンプレートを作成するものもありましたが、今回はwordの差し込み印刷機能の紹介なのでWordでテンプレートを作成する用紙を選びました。

アスクルのオリジナルのラベル用紙です。

今回はシンプルなデザインの12枚もののテンプレートをダウンロードしました。

開いてみるとおそらく余白がラベル用紙に合わせているであろうファイルに、罫線を透明にしてあるデータです。

一つ目の表にどんな体裁で入れるか試しに作ってみます。

まずはこんな感じ?

セル内の余白はセル上で右クリックして、表のプロパティ内のオプションで設定しました。

余白を入れると全体の高さや幅も大きくなってしまうみたいなので、余白分のサイズを引いた数値をそれぞれ設定しました。

次にwordのメニューの宛先の選択をクリックして、既存のリストを使用を選択し、先ほど作成したエクセルデータを選択します。

いろいろアラートが出ると思いますが、なんとかしてデータを入力したシートを選択するところまでいきます(雑)

選択できたらテンプレート内の「社員番号:」のあとにカーソルを合わせた状態で、差し込みフィールドの選択をクリックして表示させたい項目名を選びます。

ここでエクセルデータの1行目が項目名でない場合うまく出てこないので注意してください。

ちゃんと選択できると、このような形で可変の項目名が表示されます。

他の項目も同じようにいれていきます。

すべて入れ終わったら、結果のプレビューをクリックします。

するとエクセルの1レコード目のデータが表示されます。

次はこの右のセルに2レコード目のデータを表示させます。プレビューを解除して一つ目のセルにある内容をコピーして右のセルにペーストします。

この状態でもう一度結果のプレビューをクリックすると同じ内容が表示されます。

これを次のレコードにするためには社員番号の前にカーソルを合わせて、「ルール」の中から「Next Record」を選択します。

すると2レコード目のデータが表示されるようになりました。

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あとはこのふたつ目のセルの内容を順番にコピペしていきます。

ばっちり順番に表示されますね。

データを流し込んでみる

テンプレートが完成したら、差し込み範囲の部分で作りたいレコードの範囲を設定して(ここではすべてを選択してます)、「完了と差し込み」から「個々のドキュメントを編集」を選択すると、別ドキュメントが開き完成したファイルが表示されます。

できたデータは通常のWordファイルですので、体裁が気に入らないところがあったら修正できます。

さいごに

この記事書く時にテンプレートを探したときにA-oneさんのラベル屋さんというレイアウトソフトがあって、すごい直感的に操作できるいいソフトでした。ここまで書いといてなんですがこれでいいじゃんって感じ。

100均やらアスクルで買ってそういうソフトがない場合はぜひこの方法でやってみてはどうでしょうか。

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